Diese Angaben muss jede Rechnung enthalten
Nach § 14 Abs. 4 UStG braucht eine Rechnung zwischen Unternehmen diese Pflichtangaben. Fehlt eine davon, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und wird die Rechnung zurückschicken.
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Für Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnung) reichen weniger Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
Rechnung als Kleinunternehmer
Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt, können Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Dann weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und schreiben einen Hinweis auf die Rechnung. Setzen Sie im Formular einfach den Haken bei „Kleinunternehmer“, der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ erscheint dann automatisch.
Muss ich ab 2025 eine E-Rechnung schicken?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versenden gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Sie an Firmen noch PDF-Rechnungen schicken, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € sogar bis Ende 2027. Danach brauchen Rechnungen an Unternehmen ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ausgenommen. Eine XRechnung erstellen Sie mit unserem E-Rechnung-Generator.
So vergeben Sie Rechnungsnummern
Die Nummer muss einmalig sein, eine lückenlose Reihenfolge verlangt das Gesetz nicht. Bewährt hat sich das Format Jahr plus laufende Nummer, also 2026-001, 2026-002 und so weiter. Mehrere Nummernkreise, etwa für verschiedene Geschäftsbereiche, sind erlaubt.
Häufige Fragen
Ist der Rechnungsgenerator wirklich kostenlos?
Ja. Sie brauchen kein Konto, und Ihre Daten werden nicht an uns übertragen. Das PDF entsteht direkt in Ihrem Browser.
Darf ich eine Rechnung ohne Unterschrift verschicken?
Ja. Eine Unterschrift ist auf Rechnungen nicht vorgeschrieben. Sie können das PDF per E-Mail versenden.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen müssen Sie in der Regel acht Jahre aufbewahren (§ 147 AO, seit 2025). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Was mache ich, wenn der Kunde nicht zahlt?
Schicken Sie zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, danach eine Mahnung. Beides erstellen Sie mit unserem Mahnungs-Generator.
Passende Vorlagen
Stand: November 2026. Unsere Vorlagen und Generatoren sind Muster für typische Fälle und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.