Die Mahnstufen im Überblick
Gesetzlich ist nur eine Mahnung nötig. In der Praxis hat sich ein Ablauf in drei bis vier Schritten bewährt, weil die meisten Kunden schlicht vergessen haben zu zahlen.
- Zahlungserinnerung etwa eine Woche nach Fälligkeit, freundlich und ohne Gebühr.
- 1. Mahnung mit neuer, kurzer Frist von 7 bis 10 Tagen.
- 2. Mahnung mit Mahngebühr und gegebenenfalls Verzugszinsen.
- Letzte Mahnung mit Ankündigung von gerichtlichem Mahnverfahren oder Inkasso.
Ab wann ist der Kunde im Verzug?
Steht auf der Rechnung ein festes Zahlungsdatum („zahlbar bis 15.11.“), ist der Kunde ab dem Folgetag automatisch im Verzug. Sonst kommt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB), bei Privatkunden aber nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Alternativ setzt eine Mahnung nach Fälligkeit den Verzug in Gang.
Welche Gebühren und Zinsen sind erlaubt?
- Mahngebühr: Nur die tatsächlichen Kosten für Papier und Porto, in der Regel 1 bis 3 €. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, dürfen Sie nicht berechnen.
- Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Privatkunden, 9 Prozentpunkte bei Geschäftskunden (§ 288 BGB).
- Verzugspauschale: Gegenüber Unternehmen zusätzlich pauschal 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB).
Häufige Fragen
Muss eine Mahnung per Einschreiben verschickt werden?
Nein, eine E-Mail reicht. Im Streitfall müssen Sie aber den Zugang beweisen. Bei der letzten Mahnung ist ein Einschreiben deshalb sinnvoll.
Wie viele Mahnungen muss ich schicken?
Gesetzlich genügt eine. Mehrere Stufen sind üblich und kundenfreundlich, aber keine Pflicht.
Wann verjährt meine Forderung?
Meist nach drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB).
Passende Vorlagen
Stand: November 2026. Unsere Vorlagen und Generatoren sind Muster für typische Fälle und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.