Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das eine Software automatisch lesen kann. Ein PDF zählt nicht dazu, auch wenn es per E-Mail kommt. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML). Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Bis 31. Dezember 2026: Sie dürfen an Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.
- Bis 31. Dezember 2027: Gilt weiter, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug.
- Ab 1. Januar 2028: Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen sein.
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Behörden verlangen die XRechnung schon länger, dort brauchen Sie zusätzlich die Leitweg-ID des Auftraggebers.
So verschicken Sie die XRechnung
Die XML-Datei können Sie per E-Mail an Ihren Kunden schicken. Behörden haben meist ein eigenes Portal (beim Bund die Plattform ZRE oder OZG-RE). Weil eine XML-Datei für Menschen schwer lesbar ist, hängen viele Unternehmen das PDF zusätzlich als Ansicht an. Rechtlich maßgeblich ist dann die XML-Datei.
Wann sich eine Buchhaltungssoftware lohnt
Für ein paar Rechnungen im Monat reicht dieser Generator. Wenn Sie regelmäßig viele E-Rechnungen schreiben und auch eingehende E-Rechnungen verbuchen müssen, spart eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnung-Funktion Zeit.
Häufige Fragen
Ist die erzeugte Datei eine gültige XRechnung?
Der Generator erzeugt eine XRechnung im Standard 3.0 (UBL-Syntax) mit allen Pflichtfeldern. Prüfen Sie Ihre erste Rechnung mit einem Validator, da Sonderfälle wie Rabatte, Reverse-Charge oder Anzahlungen hier nicht abgedeckt sind.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Zum Versenden nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen trotzdem, dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen. Sie bekommen sie vom öffentlichen Auftraggeber und tragen sie im Feld Käuferreferenz ein.
Kann ich auch ZUGFeRD erstellen?
Noch nicht. Eine ZUGFeRD-Ausgabe ist in Planung. Für die Übergangszeit akzeptieren die meisten Firmen die XRechnung.
Passende Vorlagen
Stand: November 2026. Unsere Vorlagen und Generatoren sind Muster für typische Fälle und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.